A pesar de que esto pueda sonar obvio, te sorprendería la cantidad de profesionales de la seguridad que mencionan que la preparación y la comunicación son dos de los problemas que enfrentan actualmente sus equipos. Esto demuestra que cualquier información con respecto a esos temas es realmente necesaria y de gran valor e indica que todavía resta mucho por hacer en la industria de los guardias de seguridad para mantener operaciones eficientes en tiempos de crisis o de trabajo normal. Comencemos.

Consejo 1: Mantén a los Guardias Listos

Crea un conjunto estándar de guardias que puedan estar listos con poco preaviso. Esto será esencial para una respuesta de emergencia o cuando surja una necesidad de contar con un personal de seguridad saludable, como durante la COVID-19. Contar con un conjunto de guardias bien capacitados disponibles garantiza la continuidad de los turnos y del servicio, algo que desean recibir los clientes y que contribuirá a retener a esos clientes. Esto significa organizar a tu equipo de guardias bajo un sistema que pueda ayudar a tus supervisores a registrar su disponibilidad, las horas trabajadas y las potenciales solicitudes de ausencias. Pero también significa garantizar que no se produzcan horas extras sin facturar, si no es necesario.

Consejo 2. Supervisa la Asistencia de los Guardias y Siempre Anticípate a las Ausencias

¿Sabías que los doctores y otros profesionales superponen citas? Lo hacen para asegurarse no solamente la confirmación de la visita, sino también para garantizar que recibirán su pago por las horas programadas. En el caso de la industria de la seguridad, asegúrate de contar con guardias de respaldo listos para trabajar cuando los llamen (“guardias de guardia”). Realizar el rastreo y el análisis de la asistencia de los guardias ayudará a los supervisores a anticipar qué cantidad de guardias disponibles serán necesarios. Además del consejo anterior, cuando estableces un conjunto de guardias disponibles, el mensaje para tus clientes es que no solamente actúas de forma profesional, sino que eres confiable y responsable para cumplir con los términos de tu contrato bajo cualquier circunstancia, sean estas en tiempo de crisis o de trabajo normal.

A continuación, algunas de las acciones implementadas por las compañías de seguridad para cubrir esta necesidad:

  • – Llevar un registro digital de las certificaciones de los guardias y de su capacitación para la asignación de los puestos correspondientes.
  • – Turnos de guardias con rastreo digital y recepción de alertas cuando existan turnos sin cubrir.
  • – Notificación automática si un guardia da aviso de enfermo o no se registra para confirmar el inicio del turno.

Consejo 3. Haz que los Supervisores Gestionen los Horarios y Costos de Personal de Tus Guardias

Ya que la mayor parte de los integrantes del equipo de seguridad trabajan por hora, resulta imperativo que los supervisores estén preparados para ajustar el trabajo disponible con los guardias disponibles. ¿Qué significa esto? Durante los periodos de trabajo normal o durante una emergencia, el trabajo contratado asignado para cada sitio debe coincidir con los guardias disponibles programados. Cuando tu compañía enfrenta una emergencia o un evento crítico, depende de tus supervisores asignar más guardias donde sean más necesarios, lo que significa contar con guardias listos que dispongan de tiempo en su semana laboral para cubrir los horarios disponibles. La adecuada gestión de horarios y costos de personal es una medida esencial para las compañías de guardias de seguridad, especialmente cuando deben resolver cambios de demanda debidos a las fluctuaciones de la industria. La crisis sanitaria de la COVID-19 es un ejemplo notable de fluctuación de la industria y de cambio de demanda. Algunos conceptos a tener en cuenta:

  • – Supervisa las horas registradas por los guardias para garantizar los pagos correctos.
  • – Gestiona el cronograma digital para evitar horas extra/trabajo extra.

Consejo 4: Comunícate con tu equipo y mantenlo informado constantemente.

Consejo 4: Comunícate con tu equipo y mantenlo informado constantemente.

Esto es algo repetitivo, pero las compañías de guardias de seguridad indican que el de la comunicación es uno de los principales problemas que encuentran con sus guardias. Sin importar cuáles son las razones de este problema, depende de tus supervisores ser los voceros de todas las comunicaciones. Esto incluye las actualizaciones que impliquen cambios inmediatos, como las reasignaciones de puesto debido a ausencias, actualizaciones sanitarias críticas provenientes de funcionarios locales y estaduales, e incluso cambios de horarios relacionados a patrullas canceladas o pospuestas.

¿Qué sucede con la comunicación de asignaciones de tareas durante el turno?

Es importante utilizar el método de comunicación más adecuado para tu equipo de manera de que tus supervisores puedan impartir instrucciones claras y concisas a los guardias. Ello incluye la utilización de: función Presionar-para-hablar, alertas y mensajes masivos, instrucciones/órdenes de puesto, correo electrónico, alertas de guardia en solitario, incluso una simple llamada telefónica.

Planifica, Prepárate y Alístate

Como actores principales de la industria de la seguridad, depende de nosotros garantizar que tanto nuestros guardias en el frente de vigilancia como la gestión de las operaciones sean capaces de cumplir con nuestra palabra. Parte de ello es encargarse de algunos de los problemas más acuciantes que afectan a nuestra industria, y estar preparados para cualquier incidente durante los tiempos de trabajo normal o en emergencias.

¿Preguntas?

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