Présentation des modèles de rapports configurables pour les agents de sécurité de Trackforce
Quel est le domaine dans lequel les équipes de sécurité doivent exceller ? Lorsqu'il s'agit de normaliser les opérations commerciales, les modèles de rapports configurables, ou adaptables, révolutionnent la façon dont les entreprises de sécurité abordent le processus de production de rapports.
Les modèles de rapports configurables permettent aux superviseurs d'adapter les champs et les exigences des formulaires en fonction des procédures opérationnelles standard, des exigences contractuelles et des réglementations nationales. De plus, la configuration des rapports, notamment les rapports d'incidents ou d'activités quotidiennes, permet de normaliser les processus des entreprises de sécurité afin que les opérations se déroulent de manière prévisible et efficace.
Les modèles de rapport configurables de Trackforce simplifient le processus de rapport et permettent aux superviseurs d'ajuster facilement un ou plusieurs rapports utilisés sur plusieurs sites. Ainsi, les agents savent ce qu'ils doivent signaler et comment le faire, tout en normalisant les processus pour des opérations sans erreur.
Dans cet article, nous allons parler de ce que les sociétés de sécurité peuvent faire pour normaliser leurs rapports et comment configurer les rapports pour de meilleurs rapports - tout cela pour améliorer le seul domaine dans lequel les équipes de sécurité doivent exceller.
Lisez les parties 1 et 2 de la série sur la configuration des rapports d'incidents et d'activités quotidiennes des agents de sécurité :
- Partie 1 :Que contient un rapport ? Le rapport d'incident de sécurité physique : la bonne méthode
- Partie 2 : Comment les modèles de rapport configurables normalisent le processus de rapport d'incident des agents de sécurité
Ce que les entreprises de sécurité peuvent faire pour normaliser leurs rapports
Si le reporting est une chose, c'est qu'il doit être fiable. La meilleure façon d'établir un rapport fiable est de créer des modèles de base. La création de modèles consiste à mettre en place plusieurs zones de rapport dans le but de les rendre simples et reproductibles.
Lorsqu'un rapport est reproductible, cela signifie qu'il peut facilement être normalisé pour être utilisé sur plusieurs sites. Le meilleur modèle de rapport standardisé est constitué de ce qui doit être documenté afin de respecter les procédures opérationnelles normalisées, les obligations contractuelles et les autres réglementations.
Trackforce simplifie le processus de normalisation grâce à la création de modèles de rapports faciles à utiliser. Le processus de création de modèles permet d'organiser la façon dont les entreprises utilisent, adaptent et mesurent leurs rapports afin d'assurer la cohérence entre un ou plusieurs sites.
Les rapports organisés vous permettent de filtrer par agent, type de rapport, type d'activité ou informations supplémentaires.
Sélectionnez qui doit recevoir le rapport.
Prévisualisez le rapport terminé et les éléments joints, comme la vidéo ou les photos.
Rapport complet sur mobile pour un accès facile aux gardes.
Bien que toutes les solutions de modélisation ne soient pas créées de la même manière, le logiciel de rapport d'incident de Trackforce permet aux entreprises de sécurité de s'adapter et de se conformer rapidement aux rapports afin de respecter toute réglementation stricte ou exigence contractuelle.
Voici 7 caractéristiques des rapports d'incidents des agents de sécurité que l'on retrouve dans Trackforce:
- Options de champ flexibles pour numériser les formulaires papier
- Glisser-déposer pour la création de modèles
- Fonctionnalité de conversion de la voix en texte pour faciliter l'utilisation
- Prise en charge des pièces jointes multimédia telles que les photos horodatées, les fichiers audio et vidéo, la localisation GPS et les notes.
- Notifications configurables et alertes automatiques aux parties prenantes
- Capacités d'authentification des gardes et de suivi des superviseurs
- Rapports d'analyse pour suivre l'évolution de la situation
Comment configurer les rapports d'incidents de sécurité et d'activités quotidiennes (DAR)
Des processus tels que collecte de preuves, réponse de la garde, responsabilité du rapportet documenter les procédures de suivi doit s'assurer que les entreprises de sécurité tirent le meilleur parti de leur collecte de données.
Grâce à des rapports configurables, les entreprises de sécurité peuvent effectuer des analyses comparatives entre les sites afin d'effectuer une analyse critique et de mieux atténuer les risques. Le benchmarking peut être utilisé pour comparer les sites qui présentent le plus de violations, ceux qui sont performants et ceux qui peuvent nécessiter des actions supplémentaires.
Trackforce aide les superviseurs et les opérateurs de sécurité à configurer les rapports afin de réduire le risque d'erreurs potentielles ou de mauvaise communication. Voici comment :
Suivi numérique des rapports d'incidents critiques et d'activités
En abandonnant les rapports sur papier, les sociétés de sécurité ont permis de joindre des preuves directement à un rapport grâce à la technologie suivante reportage numérique. Cela signifie que les gardes en première ligne peuvent prendre des photos, des vidéos ou des commentaires et les joindre pour qu'ils soient examinés par les superviseurs.
Grâce aux rapports numériques, tous les incidents ou activités quotidiennes signalés peuvent être consignés et visualisés sur un site Web. tableau de bord en temps réel. Les superviseurs peuvent visualiser l'état de santé des sites et les activités liées aux incidents afin de déterminer quels sites nécessitent une attention immédiate de la part des intervenants.
Établir une méthode infaillible pour créer la crédibilité du rapport
Les opérateurs de sécurité comptent sur leur équipe de sécurité pour produire des rapports crédibles et suffisamment solides pour être utilisés en cas de litige, si nécessaire. Grâce aux rapports configurables, il est encore plus facile de s'assurer que les gardes en première ligne peuvent documenter les informations requises, telles qu'une signature, des entrées horodatées ou des enregistrements de données. Localisation du garde par GPSnécessaire pour établir la crédibilité.
Créer des champs de réponse pour les rapports de Simple Guard
Les rapports numériques rendent les rapports des gardes simples et sans erreur. Les superviseurs ont la possibilité de créer des champs obligatoires avec des réponses pré-écrites qui donnent aux gardes de première ligne la possibilité de sélectionner le choix approprié lorsqu'ils remplissent un rapport. Les réponses sélectionnées permettent aux superviseurs d'adapter facilement chaque rapport afin qu'il contienne exactement ce que les parties prenantes ou les opérateurs des sociétés de sécurité ont besoin de savoir.
Démarrer avec les modèles de rapports configurables
Les modèles de rapports configurables excellent à aider les équipes de sécurité à fonctionner plus efficacement. Le logiciel de rapport d'incidents de sécurité Trackforce permet aux entreprises de sécurité de préserver leur réputation, de réduire les risques et de maintenir le succès de leurs opérations.
Demandez une démo aujourd'hui pour un premier aperçu de l'amélioration de vos opérations.
