Dans le monde de la sécurité physique, la mission principale et l'objectif de tout propriétaire d'une entreprise d'agents de sécurité est de fournir le plus haut niveau de sûreté et de sécurité aux clients, aux employés et à la communauté. Les entreprises d'agents de sécurité doivent s'assurer que les opérations commerciales se développent avec des coûts minimaux et des marges bénéficiaires durables, tout en justifiant les dépenses encourues par les équipes de sécurité pour l'exécution de leurs tâches.
Comme le personnel constitue le principal coût des entreprises de gardiennage - les chiffres atteignant plus de 95% - la marge de profit est extrêmement étroite et dépend souvent de quelques points de pourcentage. Le plus grand défi qui peut avoir un impact sur ces marges est souvent celui que les entreprises de gardiennage ne voient pas immédiatement, à savoir les heures supplémentaires non facturées. Cela peut avoir un impact de 6-10% sur les bénéfices - et la plupart des entreprises ne savent pas comment l'identifier et le prévenir. En tant que propriétaire d'une société d'agents de sécurité, il vous incombe d'identifier ces coûts qui peuvent monter en flèche et de trouver des moyens de prévenir les heures supplémentaires non facturables.
Qu'est-ce que les heures supplémentaires non facturables ?
Tout d'abord, la logistique de la gestion des coûts salariaux du personnel de sécurité. Lorsqu'une main-d'œuvre est composée d'employés horaires, ceux-ci sont payés à un taux horaire fixe en fonction du lieu ou du type de poste. La plupart des travailleurs horaires ont une limite hebdomadaire d'heures - généralement 40 heures par semaine. Si un employé dépasse ces 40 heures, il doit payer des heures supplémentaires, dont le taux est fixé à une fois et demie. Ainsi, un employé qui gagne $15/heure pendant sa période de paie normale gagnera $7,50/heure de plus s'il dépasse les 40 heures, soit $22,50/heure.
Voici le piège qui guette les entreprises d'agents de sécurité : la plupart du temps, vous ne pouvez pas facturer davantage au client pour la rémunération des heures supplémentaires. Comme la plupart des taux de facturation sont fixés dans un contrat, ils ne peuvent pas être ajustés en fonction des heures supplémentaires.
Ainsi, si votre contrat stipule que vous pouvez facturer vos agents à $22.00/heure, et que vous payez des heures supplémentaires pour cet agent, vous perdez en fait $0.50/heure lorsque vos agents font des heures supplémentaires. Ces heures sont considérées comme des "heures supplémentaires non facturables" ; si vous n'avez pas de visibilité sur ce point et que vous continuez à autoriser les heures supplémentaires, cela peut avoir un impact sur les marges bénéficiaires, réduire les revenus et rendre potentiellement difficile le maintien des bénéfices des entreprises de gardiennage.
Voici quelques conseils que vous pouvez mettre en œuvre pour réduire, voire éliminer, les heures supplémentaires non facturables :
1. Visualisation des horaires du personnel de sécurité avec la gestion des temps et du travail
De nombreuses sociétés d'agents de sécurité ont différentes façons de visualiser et de communiquer le planning à leurs employés. Lorsque les entreprises d'agents de sécurité débutent ou ont un petit effectif avec une poignée de clients, elles peuvent rester simples ; croyez-le ou non, certaines utilisent encore des tableaux blancs et des imprimés à remettre aux agents. Au fur et à mesure que leurs opérations évoluent, elles peuvent passer à un tableur ou à un format numérique ; mais à mesure qu'elles se développent, le niveau de visibilité des heures hebdomadaires de chaque agent peut devenir flou.
Pour que les entreprises d'agents de sécurité aient une réelle visibilité et un contrôle sur le coût des heures travaillées, la mise en place et la gestion d'une solution logicielle de planification des employés est la clé du succès. Les outils de planification visuelle agissent non seulement comme un tableau numérique des horaires pour les différents sites, postes, équipes et même clients, mais ils ont la capacité d'afficher le nombre total d'heures par employé, par poste, par client, et peuvent donner aux propriétaires d'entreprises de sécurité une meilleure idée du nombre total d'heures travaillées.
2. Utiliser des solutions intelligentes de planification des employés pour filtrer les heures supplémentaires non facturables.
Une solution de planification visuelle permet de savoir où le personnel de sécurité est le plus présent, où il est posté pour les quarts de travail, sur une base hebdomadaire. Afin d'éviter les heures supplémentaires non facturables, les responsables de la sécurité ont besoin d'être avertis lorsque le personnel de sécurité approche de son maximum d'heures pour la semaine, afin d'éviter toute dépense supplémentaire.
Une solution logicielle complète de gestion du temps et du travail comportera des règles commerciales qui permettront aux responsables de la sécurité de voir quels agents approchent de leur limite d'heures normales hebdomadaires. Les responsables de la sécurité peuvent alors filtrer ces agents lors de l'attribution des quarts de travail. Par exemple, si les responsables de la sécurité planifient le personnel pour un poste du vendredi, et qu'ils savent qu'il est impératif d'éviter les heures supplémentaires, le responsable de la sécurité peut filtrer tous les agents qui ont plus de 32 heures, éliminant ainsi le facteur heures supplémentaires.
3. Obtenir des informations sur des calendriers prévisibles grâce aux rapports et aux prévisions
Obtenir un instantané de la performance du personnel de sécurité est important pour vous, en tant que propriétaire d'une entreprise d'agents de sécurité, car il est essentiel de voir quelles sont vos marges bénéficiaires à un moment donné ; cependant, pour vraiment améliorer la réduction des coûts de main-d'œuvre dus aux heures supplémentaires, il faut un rapport plus large sur une période étendue et continue. En examinant un rapport de revenu glissant, vous pouvez revenir sur les semaines passées pour voir les fluctuations des heures, des charges facturables et des dépenses. Ce rapport devrait idéalement contenir :
- Heures facturées et heures non facturées : Pendant une période prolongée, dans quelle mesure notre temps facturé et non facturable a-t-il changé ?
- Les recettes par rapport aux dépenses : L'extension de la période vous permet de voir comment les recettes et les dépenses facturables ont évolué dans le temps.
- Profit salarial brut : Combien a-t-on fait pendant cette période, et y a-t-il eu des changements ou des fluctuations dans les bénéfices ?
- Coût par heure facturée : Le taux facturé par rapport au taux de rémunération et quelle est la marge sur une base horaire ?
Des rapports tels que celui-ci sont précieux pour aider les propriétaires d'entreprises d'agents de sécurité à prévoir les bénéfices potentiels au fil du temps. Le rapport Rolling Revenue permet d'avoir un aperçu des revenus facturables et des dépenses de main-d'œuvre, afin de voir s'il existe une tendance sur cette période. La visualisation de ces pics et de ces creux peut aider efficacement les propriétaires d'entreprises d'agents de sécurité à planifier les bénéfices pour la période suivante.
En fin de compte, l'élimination ou la réduction des heures supplémentaires dépend de la question de savoir s'il s'agit d'une dépense évitable.
Bien qu'il ne s'agisse là que de quelques options pour réduire les heures supplémentaires non facturables, il arrive parfois qu'il n'y ait tout simplement pas d'autre choix que de faire faire des heures supplémentaires au personnel de sécurité. Les périodes de forte activité, les demandes imprévues de travail supplémentaire ou les nouveaux contrats font qu'il est difficile de suivre le rythme.
L'utilisation de solutions de gestion des temps et du travail vous permettra certainement de savoir où réduire les heures supplémentaires, mais pas forcément de les éliminer complètement. Une organisation peut réellement bénéficier d'une visibilité sur la localisation et la fréquence des heures supplémentaires, tout en planifiant leur réduction future. Il existe des calculs que vous pouvez utiliser pour déterminer dans quelle mesure les heures supplémentaires peuvent être réduites, mais en fin de compte, cela dépendra toujours de la façon dont les opérations sont gérées, des outils utilisés pour vous aider et des rapports utilisés pour prévoir les dépenses potentielles.
Vous êtes une entreprise de sécurité et vous souhaitez calculer votre retour sur investissement pour réduire les heures supplémentaires et les dépenses horaires ? Ou vous souhaitez en savoir plus sur la manière dont l'utilisation d'un outil de gestion des effectifs pour vos équipes de sécurité peut réduire les coûts ? Remplir le formulaire pour demander plus d'informations ou pour en savoir plus sur la manière de gérer efficacement vos opérations.
