La gestion des tâches numériques et vos gardes
Une expérience de gestion de garde sans faille n'est pas aussi difficile à réaliser qu'il n'y paraît. Au début, l'attribution de tâches interminables peut sembler décourageante. Et, comme de nombreux professionnels de la sécurité le savent (certains ayant été eux-mêmes agents de sécurité dans des vies antérieures), la façon dont les agents remplissent leurs ordres de mission a radicalement changé par rapport à ce qui se faisait auparavant. Adieu papier et crayon.
Alors, à quoi ressemble une gestion efficace des tâches ? Pour que la gestion des tâches soit efficace, les responsables de la sécurité ont besoin de visibilité sur trois éléments :
- Affectation des gardes
- Statut post-commande
- Personnalisation des rapports
Le suivi et la surveillance d'une équipe de sécurité signifient avoir une vue transparente de tous les rapports déposés ainsi que des points de contrôle en suspens ou incomplets. Nous allons explorer ce que cela signifie d'avoir vraiment une expérience de tournée des gardes sans difficultés techniques inutiles.
Suivi des informations relatives aux quarts de travail des gardes
Vos gardes sont actifs sur le terrain, qu'il s'agisse de patrouiller la nuit dans un établissement ou d'assurer la sécurité de l'accueil d'un complexe. Quoi qu'il en soit, il est beaucoup plus facile de tenir un registre des gardes en patrouille et des changements d'équipe lorsqu'il n'y a pas d'obstacles à la communication.
Cela inclut les scans numériques des points de contrôle.
L'époque où la numérisation des points de contrôle nécessitait un lecteur spécialisé est révolue. Désormais, un point de contrôle peut être "étiqueté" avec un smartphone. Les appareils ont connu une évolution technologique telle que les équipes de sécurité réalisent d'importantes économies en achetant un ensemble d'appareils androïdes bon marché, voire en autorisant les gardes à utiliser leurs propres appareils (BYOD) pour effectuer les visites.
Grâce au suivi numérique des points de contrôle, les superviseurs ont désormais la possibilité d'examiner la progression de la tournée des gardes à l'extérieur du site, dans un emplacement central, via une carte de navigation. Si un garde manque un point de contrôle, l'enregistrement numérique indique instantanément à ses supérieurs qui est le garde et le point de contrôle qu'il a manqué, de sorte que les superviseurs peuvent enquêter sur la raison de son absence avant que le client ne l'apprenne.
Organiser les ordres de votre poste de garde de sécurité
Les tâches quotidiennes d'un gardien peuvent être aussi simples que la visite d'un bâtiment ou aussi complexes que la gestion de plusieurs visites sur plusieurs sites. Dans l'ensemble, les tâches qu'un gardien doit accomplir varient et dépendent largement des exigences du contrat et des attentes de votre client. Toutefois, pour répondre à ces attentes, les agents doivent s'acquitter facilement - et efficacement - de leurs tâches pendant leur service.
Numériser les ordres de poste d'un garde pour faire régner l'ordre n'est pas une idée nouvelle. Opter pour les anciennes méthodes de transmission des instructions peut s'avérer coûteux et augmenter le risque de mauvaise communication. Lorsque les ordres de mission des gardes sont accessibles sur leurs appareils mobiles, cela permet une expérience de visite transparente où les gardes sont guidés dans leurs tâches quotidiennes.
Il en va de même pour le sempiternel journal de bord.
Des obstacles tels que l'inaccessibilité, les entrées tardives, les informations manquantes ou une mauvaise écriture peuvent faire en sorte que les entrées du journal de bord soient une source de vérité inexacte et peu fiable. Placer toutes les informations entre les mains de vos gardes élimine l'inaccessibilité et garantit presque toujours que votre équipe est sur la même longueur d'onde.
Personnalisation des rapports d'incidents et d'activités de Guard
Un bon professionnel de la sécurité sait que la gestion des attentes des clients ainsi que le maintien d'une relation de confiance avec les clients sont essentiels. bonne réputation est essentiel pour les affaires. Les relations sont essentielles. Pour éviter tout incident futur, il existe quelques domaines dans lesquels un agent doit exceller - et dans lesquels les professionnels de la sécurité doivent se montrer à la hauteur pour aider.
L'un d'eux est un bon rapport d'agent de sécurité.
La collecte de preuves et la création d'un rapport solide qui peut être transmis aux autorités à titre de preuve relèvent de la responsabilité de votre garde. S'ils ne s'acquittent pas de cette responsabilité simplement parce qu'ils n'ont pas les connaissances nécessaires pour le faire, toute l'équipe peut être blâmée, y compris vous.
Si un agent oublie vos procédures opérationnelles normalisées sur l'étiquette à respecter lors d'un incident, qui est responsable de l'incident ?
Quelque chose d'aussi simple qu'une vidéo de formation de trois minutes pour rappeler à vos gardes les procédures opérationnelles normalisées en matière de rapports n'est possible qu'avec des rapports numériques. En joignant une vidéo de formation de trois minutes aux ressources du gardien ou dans un ordre de passage, vous lui permettez d'y avoir accès à tout moment, ainsi qu'à toute autre information relative à son poste.
Avec un accès direct par un application de tour de gardeAvec le système de gestion de la sécurité, votre garde est instantanément guidé sur la manière de remplir correctement un rapport d'incident en seulement 3 minutes. Fini les mésaventures.
Il en va de même pour les rapports spécialisés.
Si votre contrat stipule que vous devez générer un rapport spécialisé, vous n'avez pas d'autre choix que de le faire correctement.
Grâce à l'utilisation de rapports personnalisables, l'époque où vous croisiez les doigts en espérant que vos gardes suivent les instructions est révolue. Désormais, vous pouvez vous assurer que seules les questions et réponses requises sont disponibles comme prévu, de sorte que les réponses ne sont pas laissées au bon vouloir de votre équipe de sécurité.
De plus, le meilleur aspect de l'utilisation des rapports personnalisables sont les modèles enregistrables et le générateur de rapports par glisser-déposer. Chaque champ permet à vos superviseurs de recréer à peu près n'importe quel type de rapport pour n'importe quel secteur - instantanément.
Le guidage étape par étape de vos gardes n'a jamais été aussi facile.
La gestion des tâches de vos agents est bien plus qu'une simple liste de choses à faire. Les équipes de sécurité utilisent la technologie pour guider leurs agents tout au long de chaque visite, point de contrôle, rapport, vidéo de formation, etc.
Le guidage étape par étape des tâches n'est que le début de ce qu'une application complète de visite d'agent de sécurité peut offrir. La gestion des informations relatives à l'équipe d'un agent, l'examen des ordres du poste de garde et la génération de rapports d'incidents et d'activités personnalisés ne sont possibles qu'avec une application complète de visite d'agents de sécurité. Pour en savoir plus sur l'application, cliquez sur le bouton ci-dessous. Ou bien, demander une démo pour le voir en action.
