Les entreprises de sécurité physique ont beaucoup à gérer en matière de conformité. L'endroit où elles opèrent, la manière dont elles opèrent et les clients avec lesquels elles passent des contrats ont tous un impact sur ce qu'une entreprise de gardiennage doit faire pour rester conforme.
Notre équipe a longuement parlé de la conformité pour à peu près tous les sujets - la formation, assurance, contrôle d'accèsles taxes sur les entreprises, et plus encore.
De tout ce que nous avons suivi, nous avons trouvé trois domaines essentiels où les entreprises de sécurité physique doivent utiliser un plan d'action pour atténuer les risques : le lieu de l'opération, les industries qu'ils soutiennentet les clients avec lesquels ils contractent. Voici les stratégies que nous recommandons pour ces trois domaines.
Lieu de l'opération
Les opérateurs de sécurité physique choisissent leur base d'opérations pour de nombreuses raisons - comme toute autre entreprise. Le stade ou la taille de l'entreprise - qu'il s'agisse d'une start-up ou d'un conglomérat, les taux d'imposition locaux et nationaux, ou le fait d'être une succursale d'une entreprise plus importante - jouent tous un rôle. Parfois, le choix du lieu d'implantation peut être motivé par la commodité ou la nécessité. Quoi qu'il en soit, le lieu où une entreprise a établi ses racines ou sa base détermine les réglementations - et les taxes - qui doivent être respectées.
Opérant dans différents États, ou dans un État avec des réglementations strictes comme CalifornieCela signifie que les différentes lois exigent que les agents aient une formation et des certifications différentes, entre autres choses.
Plan d'action :
Étant donné que les licences de garde dépendent d'une formation adéquate, l'accès à des services de soutien est essentiel. programmes de formation des officiers sera utile lors du développement ou de la collecte de ressources géoréférencées appropriées pour la formation et la certification des agents.
Sidenote : >> Les ressources de formation de votre équipe ne sont aussi bonnes que le système sur lequel elles sont téléchargées. Lorsque les responsables de la sécurité physique conçoivent leurs programmes de formation pour qu'ils soient spécifiques à leur activité principale et à leur(s) lieu(x) d'activité, ils gardent à l'esprit la manière dont leurs agents accéderont à ces ressources. Le maintien de la communication au sein de l'équipe est une façon de procéder ; l'autre façon est de fournir un accès 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 par le biais d'une module de formation configurable.
En revanche, pour la formation des superviseurs, il faut adopter une approche totalement différente. Les superviseurs sont la "colonne vertébrale" du succès de vos agents.. En ce qui concerne le suivi et la surveillance des activités des gardes et des rapports d'incidents sur le site, la façon dont ils sont formés fera ou non les activités quotidiennes de votre site.
Enfin, l'évaluation des mesures de conformité de la formation en fonction du lieu est une chose. Maintenir la conformité aux taux d'imposition et de rémunération appropriés en est une autre. Il se trouve que notre équipe est experts en paie et en intégration. Cela signifie que nous sommes particulièrement compétents en matière de les taxes, les avantages et les lois que toutes les entreprises doivent prendre. Pour la sécurité physique, il est essentiel que les superviseurs de la paie et les responsables de l'embauche tiennent compte de l'état des opérations ainsi que des déductions requises pour le chèque de paie de chaque employé.
Étant donné qu'il s'agit d'un domaine fluctuant qui varie selon les opérations, et qu'il s'agit d'une tâche coûteuse si elle n'est pas effectuée correctement, nous vous recommandons de vous adresser à nos experts pour obtenir des solutions spécifiques aux besoins de votre entreprise.
Prise en charge de différentes exigences industrielles
En fonction de l'industrie dans laquelle la sécurité physique se spécialise - comme le commerce de détail, l'éducation, l'industrie, le résidentiel, le commercial - chaque agent devra avoir des compétences spécifiques au site qui varient en fonction des besoins du site.
Plan d'action :
S'ils travaillent dans un établissement résidentiel, les gestionnaires d'embauche doivent demander à leurs gardiens d'utiliser des compétences non techniques, telles que celles acquises dans le cadre du service à la clientèle ou de l'emploi. formation à l'intelligence émotionnelle pour les agents de sécurité.
Les agents de sécurité physique travaillant dans des établissements de soins de santé, par exemple, doivent adapter leur formation d'agent de sécurité pour effectuer les tâches suivantes présélection spécialisée COVID-19 comme le contrôle de la température, la surveillance de l'utilisation des équipements de protection individuelle (EPI) et de la distance physique, la gestion de l'occupation des bâtiments et le contrôle des mouvements de foule.
Sidenote : >> Un poste industriel que vous avez contracté exige des gardes armés - comment pouvez-vous vous assurer que vos agents restent conformes ? Voici 4 conseils pour les gardes armés que les opérateurs de sécurité physique doivent savoir.
D'autres domaines qui ont toujours un impact sur la sécurité des soins de santé sont la nécessité de communiquer avec les forces de l'ordre locales ainsi qu'avec d'autres services d'urgence. Disposer de méthodes de communication de pointe, comme l'aide d'une Centre des opérations de sécurité (alias "GSOC" ou "centre de commande"), non seulement améliore la collaboration entre les équipes, mais garantit que les opérations ne courent pas le risque de mal gérer un événement critique. Si les superviseurs ne sont pas au courant d'un incident en temps réel - ou des procédures de traitement appropriées - les opérateurs de sécurité physique peuvent être confrontés à des litiges non désirés. C'est là que le traitement des rapports d'incidents entre en jeu.
Respecter les exigences du contrat du client
Les clients ont diverses raisons de faire appel à une équipe de sécurité physique tierce. Les clients ont également des attentes différentes auxquelles chaque équipe sous contrat doit répondre. Il s'agit notamment de travailler en parallèle avec les plans d'atténuation des risques et de continuité des activités du CISO (Chief Information Security Officer).
Les RSSI ont bien plus que la sécurité physique à gérer. Leur rôle exige qu'ils élaborent une logistique de sécurité pour la sécurité des employés, la gestion des biens, la gestion des actifs, les menaces de cybersécurité, etc. Les équipes de sécurité physique tierces jouent un rôle important en les aidant à atténuer les risques. À mesure que les clients renforcent leurs programmes de gestion des risques de sécurité d'entreprise, ils se tournent vers les équipes de sécurité physique pour s'assurer que leurs opérations restent conformes.
Plan d'action :
Contrôler les bonnes activités des agents de sécurité garantit que non seulement les superviseurs suivent les actions de votre équipe, mais aussi que ces actions respectent votre contrat.
N'oubliez pas qu'une gestion efficace des gardes garantit que votre équipe travaille comme une unité et que les sites sont correctement sécurisés à tout moment. Piste visites de la garde incomplète pour que les clients ne se demandent pas pourquoi vos agents ne font pas leur travail. Réprimez rapport incomplet pour éviter les malentendus et documenter des informations véridiques.
Que peuvent donc faire les opérateurs de sécurité physique pour améliorer la conformité et réduire les risques ?
Réduire les risques peut être un défi ; mais en prenant la bonne direction, toute entreprise de sécurité physique peut utiliser les meilleures pratiques et s'épargner le casse-tête d'un litige potentiel et d'amendes coûteuses.
D'abord, assurer les meilleures pratiques en matière de rapports d'incidents et d'activités. Votre équipe doit savoir quoi écrire et comment rédiger un rapport. Cela signifie souvent l'utilisation d'un système de rapport modèle pour des réponses standardisées.
Deuxièmement, maintenir la formation et les certifications. Gardez la trace des certifications et des formations des gardiens qui ont expiré ou qui arrivent à échéance en utilisant des modules de formation configurables.
Troisièmement, utilisez GPS pour les emplois de surveillance à distance et la protection des travailleurs isolés. Les technologies GPS et de géolocalisation améliorent la surveillance à distance des gardiens en temps réel. Cela signifie que les superviseurs ne manquent jamais une alerte ou une notification si un garde a manqué un point de contrôle ou n'a pas terminé une tournée. Profitez de l'assistance des systèmes intégrés à la technologie de protection des travailleurs isolés dès leur sortie de l'emballage. La protection du travailleur isolé fournit une assistance immédiate et une tranquillité d'esprit aux agents travaillant sur des sites à distance ou pendant des périodes dangereuses.
Quatrièmement, maintenir des procédures de paie appropriées. Les normes en matière de paie sont en constante évolution, et avec elles, les moyens par lesquels les opérateurs de sécurité physique s'assurent que leurs systèmes de paie atténuent les risques fiscaux potentiels. S'associer à un expert en solutions pour la paie des employés est le moyen le plus simple de savoir que toutes les réglementations relatives aux salaires et au travail sont respectées à la lettre.
