Comment Trackforce peut aider votre entreprise à justifier ses dépenses en matière d'opérations de sécurité physique
L'analyse du retour sur investissement fait partie intégrante de la gestion d'une organisation. Les grandes entreprises ont des employés qui travaillent toute l'année pour justifier les dépenses de l'organisation. Les résultats de cette recherche déterminent le type d'orientation de développement que prend une entreprise. Souvent, une entreprise cherchera soit à faire des investissements en capital et à se développer, soit à économiser et à réduire les budgets afin de rester à flot. C'est cette dernière situation qui peut conduire à des licenciements et à une réduction des effectifs, et même s'il s'agit d'une réalité malheureuse et souvent nécessaire, il s'agit néanmoins d'une expérience éprouvante et désagréable pour toutes les personnes concernées.
Bien qu'il soit impossible d'élaborer un plan totalement infaillible pour éviter ces types de réductions de personnel et de budget, il est important de justifier les dépenses de l'entreprise aussi précisément et simplement que possible si l'on veut avoir une chance de les maintenir. Les opérations de sécurité sont l'un des départements les plus souvent examinés lors des réunions budgétaires annuelles. Pour qu'un département de sécurité puisse fournir un service valable à ses clients (externes et internes), il est important que l'opération de sécurité transmette avec précision sa valeur aux décideurs. Pour ce faire, une opération de sécurité a besoin de rapports précis et opportuns qui peuvent ensuite être traduits en chiffres concrets en termes de valeur en dollars et en cents.
Le site GuardTek solution from Trackforce makes it easy for companies in this situation to justify the cost of the service. Over 1,000 companies have put this claim to the test, and what follows are just two examples of how a company using the GuardTek suite was able to easily show the value of the service.
Downtown Dallas Inc. (DDI) est une organisation privée à but non lucratif qui travaille assidûment à l'amélioration de la qualité du centre-ville de Dallas pour les entreprises, le divertissement, la culture et les environnements d'accueil. DDI travaille avec plusieurs agences locales d'application de la loi pour s'assurer que les résidents, les visiteurs, les travailleurs et les propriétaires d'entreprises du centre-ville restent en sécurité.
DDI n'utilisait aucune technologie mobile dans ses fonctions de sécurité. Elle avait étudié d'autres solutions de tours de garde et avait constaté que la plupart étaient très coûteuses et qu'aucune n'offrait les outils dynamiques que la solution GuardTek de Trackforce propose. Après avoir travaillé avec Trackforce pour développer une solution personnalisée, Martin Cramer, vice-président de la sécurité publique de DDI, s'est exprimé sur la solution en ces termes : " La solution GuardTek a été conçue pour répondre aux besoins de nos clients.Simple et facile à utiliser et rapide à former pour nos employés. Le déploiement de certains systèmes prend des semaines et Trackforce a pris quelques jours - les changements et les mises à jour ont été effectués en quelques heures."
Ce qui a permis à l'opération de sécurité de DDI d'atteindre un nouveau niveau, c'est l'utilisation de la technologie GuardTek. technologie mobile dans ses fonctions de sécurité. Downtown Dallas utilise les outils de Trackforce pour soutenir la police de Dallas en traitant les petits délits afin qu'elle puisse se concentrer sur des problèmes plus graves, et la technologie mobile de Trackforce permet de le faire facilement.
"Des relations positives avec les acteurs du centre-ville et les propriétaires améliorent la qualité de vie. Trackforce suit les dates, heures et lieux des interactions avec les entreprises locales. Nous utilisons la théorie de la fenêtre brisée dans les endroits où la réparation de petits délits conduit à la réduction de délits plus importants". dit Cramer.
L'avantage supplémentaire de ce type de résultats est la facilité avec laquelle il est possible de montrer aux parties prenantes de la DDI à quel point Trackforce est un bon investissement. Des rapports et une documentation précis sur une base mensuelle et trimestrielle permettent à la DDI de justifier facilement les budgets et les ressources. Martin Cramer poursuit en disant, "Nous fournissons un rapport à la ville qui documente la manière dont notre équipe fournit un service nécessaire à la ville."
Non seulement les Rapports GuardTek aident à justifier les dépenses de sécurité, mais aussi à fournir des données précises pour les futures préparations budgétaires. Cramer en apporte un témoignage concret en déclarant : " [...]La facilité d'utilisation du système a permis à DDI de créer des rapports de performance basés sur les activités, les incidents et les problèmes de maintenance. Tout n'est pas une question de big data mais c'est ce que vous faites avec les données qui compte. Je l'utilise pour la stratégie à long terme afin de justifier notre personnel et de planifier des contre-mesures."
L'étude de cas DDI
La solution GuardTek de Trackforce saisit des rapports détaillés sur les activités et les incidents des agents en temps réel. Ce sont ces rapports qui permettent réellement à une entreprise de montrer la valeur de l'opération de sécurité aux décideurs. Les rapports peuvent être générés quotidiennement, hebdomadairement ou mensuellement, de sorte que les tendances peuvent être analysées et que les budgets peuvent être ajustés si nécessaire pour plus ou moins de ressources. Ce niveau de rapport contribue également à renforcer la confiance et la crédibilité des parties prenantes, car elles obtiennent un aperçu quasi instantané de ce que leur investissement accomplit sur le terrain.
Une autre entreprise qui a tiré parti de cette fonctionnalité est Hunterdon Healthcare, dont l'hôpital phare traite plus de 8 600 patients hospitalisés par an, avec 33 000 visites au service des urgences et 292 000 visites en ambulatoire chaque année. L'entreprise utilisait une ancienne technologie de baguette dans le cadre de ses tours de garde, et cette technologie n'avait pas la capacité de produire des rapports en temps réel. Il est devenu nécessaire pour la société de justifier le coût de ses opérations de sécurité et elle voulait également un logiciel de sécurité qui s'intégrerait à certains de ses autres systèmes.
Christopher Hunt, directeur administratif de la sûreté, de la sécurité et de la gestion à Hunterdon Healthcare, déclare, "Nous devions démontrer les tournées, les activités et l'assistance que nous fournissions, car la sécurité dans les soins de santé n'est pas un département générateur de revenus. Nous tenions des registres quotidiens sur papier et utilisions un autre système pour les rapports d'incidents, mais il nous manquait les registres d'activités quotidiennes et les rondes étaient toutes effectuées sur papier. L'exactitude était un problème majeur. Nous ne capturions pas les bonnes informations pour justifier la main-d'œuvre que nous utilisions."
Hunterdon Healthcare a mis en œuvre la solution GuardTek de Trackforce et les journaux papier que la société utilisait appartiennent désormais au passé. Les nouveaux rapports automatisés ont permis de rationaliser le processus de flux de travail et de gagner un bon nombre d'heures. "En passant à Trackforce, nous nous sommes débarrassés de ces registres manuels, réduisant ainsi la main d'œuvre de 12 heures par semaine." dit Hunt.
L'étude de cas Hunterdon Healthcare
Companies normally don’t enjoy investing capital into a project without knowing what they’re getting in return. Security operations that employ antiquated, manual processes have a difficult time conveying their value to stakeholders. The GuardTek solution from Trackforce and it’s automated and real-time reporting gives administrators the ability to see exactly what they’re getting for their money at any given moment throughout the day. That kind of overview makes planning, budgeting and resource management a breeze. Add to that Trackforce’s ability to integrate its software with a company’s existing systems and the security operation quickly becomes one of the most dynamic departments in the company.
Si vous souhaitez voir comment la solution GuardTek peut apporter une valeur ajoutée à votre organisation, contacter l'équipe Trackforce pour discuter de certaines options. Vous - et vos partenaires - serez heureux de l'avoir fait.
