C'est parfois un défi d'avoir un bon rapport d'incident d'agent de sécurité.. Si le signalement est une condition de base de la sécurité physique, un mauvais signalement risque de nuire à la réputation de votre entreprise.
La bonne nouvelle est que votre entreprise n'a plus à dépendre de mauvais rapports. Les rapports d'incidents des agents de sécurité évoluent. Bien que certaines entreprises utilisent encore des rapports papier ou de simples rapports en ligne, il est fort probable que vous n'obteniez pas les informations dont vous avez besoin.
Les rapports numériques vous donnent accès à des données et à des analyses - ce que les rapports papier ou les simples rapports en ligne ne pourront jamais faire. Voici pourquoi les choses changent et pourquoi il est important de former vos agents à la rédaction de bons rapports.
Rapports d'incidents des agents de sécurité
Comprendre et documenter les faits constitue un bon reportage. Les faits sont difficiles à saisir si vos agents de sécurité ne savent pas comment les écrire clairement.
La partialité des rapports est réelle. Pour surmonter ce préjugé, les agents doivent se sentir à l'aise pour signaler les choses qu'ils voient.
Vous pouvez déterminer ce dont vos rapports ont besoin en examinant vos procédures opérationnelles normalisées et les directives de votre contrat. Tant que vos rapports sont bien détaillés, vous pouvez justifier les actions de vos agents. et de suivre les exigences de votre contrat.
Pour les rapports qui nécessitent des exigences particulières, commencez à les organiser. Lorsque vos rapports seront organisés, vos agents sauront quels sont ceux qui nécessitent une attention particulière et ceux qui n'en nécessitent pas.
Standardisez vos rapports
Pour avoir de meilleures normes de reporting, commencez par connaître les bases du reporting, trouver la manière la plus simple de répéter et créer un modèle.
Connaître les bases du reporting
Réfléchissez à ce que font vos rapports. Sont-ils destinés à un client, à un usage interne ou à une réglementation obligatoire ? Gardez cela à l'esprit chaque fois que vos agents remplissent des rapports :
- Les incidents sont-ils horodatés ?
- Avez-vous besoin de preuves telles que des photos, des enregistrements audio, la localisation GPS et des notes ?
- Votre rapport nécessite-t-il une mise en page spéciale ?
- Avez-vous besoin d'un suivi ?
- Ce rapport sera-t-il répété plus d'une fois ?
Trouver des éléments reproductibles
Même si les rapports se répètent plus d'une fois, ils doivent aussi être adaptables. Lorsque les rapports sont adaptables, ils ne changent pas trop. Cela signifie que les agents peuvent utiliser un rapport à de nombreux endroits différents.
Chaque fois que vous voulez normaliser un rapport, vous devez créer un modèle. Il y a de fortes chances que, si votre rapport a un modèle, vos agents puissent comprendre rapidement les éléments les plus importants.
Un modèle de rapport indique à vos agents ce dont un rapport a besoin et les aide à respecter les exigences de vos procédures opérationnelles normalisées et de vos contrats.
Créer un modèle de rapport
Si vous pensez que tous les modèles de rapport sont identiques, il y a plus que cela. Tous les logiciels de rapport d'incident des agents de sécurité ne sont pas identiques.
Un modèle de rapport complet signifie qu'il est très facile d'apporter des modifications. Si vous avez des détails à ajouter, par exemple pour une réglementation ou une exigence, vous pouvez le faire.
Lorsque vous passez d'un rapport papier à un rapport numérique, voici 6 éléments que vous pouvez rechercher :
- Options de champs multiples pour recréer des formulaires papier
- Le glisser-déposer et la synthèse vocale facilitent l'utilisation.
- Prise en charge des pièces jointes multimédia, telles que les photos horodatées, les fichiers audio et vidéo, la localisation GPS et les notes.
- Notifications et alertes automatiques aux parties prenantes
- Authentification de l'agent et suivi du superviseur
- Rapports d'analyse pour suivre l'évolution de la situation
Formez vos gardes
Pour être une entreprise d'agents de sécurité physique prospère, vous devez commencer à mettre la formation de vos agents au premier plan. N'oubliez pas que les agents sont en première ligne et qu'ils sont les premiers à réagir à un incident. C'est pourquoi vos agents doivent faire preuve de sang-froid et de confiance en eux lorsqu'ils remplissent des rapports.
Améliorer les compétences générales
Bien que les compétences générales ne soient pas aussi populaires, elles sont importantes. Les agents de sécurité peuvent améliorer leurs compétences générales, comme l'écoute et la rédaction, avec votre aide.
Vous pouvez contribuer à améliorer les compétences générales de vos agents en vous assurant qu'ils savent à quoi ressemble un bon rapport. Vous pouvez commencer par former vos agents pour qu'ils aient de bonnes compétences non techniques. communication tactiquel'observation de base, et une bonne écrire compétences.
Voici quelques éléments à prendre en compte.
- Les gardes interagissent-ils avec le public ?
- Sont-ils formés pour signaler les incidents critiques ?
- Les gardes sont-ils formés aux techniques de désescalade ?
- Les gardes sont-ils prêts à respecter les directives en matière de santé et les rapports d'incidents des gardes de sécurité qui s'y rapportent ?
L'établissement de rapports - La bonne méthode
Vous risquez la réputation de votre entreprise si vos agents ne connaissent pas les bonnes pratiques. rapport d'incident des agents de sécurité. Perdre la confiance de votre client ou avoir des responsabilités juridiques ne vaut pas la peine de prendre ce risque.
Assurez-vous que vos agents peuvent rédiger clairement leurs rapports et comprendre votre SOPs. De plus, assurez-vous d'avoir le bon niveau de logiciel de reporting, car certains sont basetandis que d'autres sont plus complet.
Transformez dès aujourd'hui votre processus de rapport d'incident d'agent de sécurité. Que vous commenciez avec des rapports papier ou autre, profitez de ce que les rapports d'incidents des agents de sécurité numériques offrent.
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