Les opérateurs de sécurité physique savent qu'en matière de conformité et d'atténuation des risques, la maîtrise des tenants et aboutissants fera la différence entre une réussite globale et un échec coûteux. Alors, que peuvent faire les responsables de la sécurité d'entreprise pour améliorer la conformité et réduire les risques?
Avant tout, la façon la plus simple pour les organisations de prévenir les problèmes de conformité est de s'associer à un expert qui a déjà fait le travail difficile. Cela signifie disposer d'un guide de terrain disponible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, qui sait comment utiliser le meilleur de la technologie pour atténuer les risques.
Fonos méthodes votre équipe peut utiliser la technologie pour réduire les coûts et les risques :
- Rapports d'incidents - Tirez le meilleur parti des rapports d'incidents de votre équipe pour éviter les responsabilités organisationnelles.
- Améliorer le recrutement Pratiques - Évitez d'engager des gardes non qualifiés ou non formés pour rejoindre votre équipe interne.
- Améliorer la responsabilisation - Maintenir la vigilance sur les gardes à distance qui patrouillent dans les zones dangereuses ou à risque.
- Rationaliser la paie - Prévenir les pénalités liées à des calculs erronés sur les salaires des employés
Éviter les erreurs dans les rapports d'incidents
L'objectif est toujours d'établir des rapports exempts d'erreurs ; cependant, la quantité de fausses informations qui passent d'un agent à un superviseur peut être alarmante, surtout lorsque 1) les agents ne sont pas formés pour gérer correctement les affaires liées aux incidents et 2) les questions ouvertes risquent d'entraîner des réponses ouvertes - ce qui entraîne une foule d'autres problèmes qu'il vaut mieux éviter, comme les capacités d'écriture, la lisibilité et la partialité.
Votre équipe doit savoir non seulement quoi écrire, mais aussi comment rédiger un rapport. Cela signifie souvent l'utilisation d'un système de rapport modèle pour des réponses standardisées.
La normalisation exploite le pouvoir des rapports en minimisant les distractions et en simplifiant ce qui peut parfois être une situation stressante, surtout lorsqu'un agent se trouve au milieu d'un incident.
Bien que toutes les solutions de modélisation ne soient pas créées de la même manière, le logiciel de rapport d'incident de Trackforce permet aux agents de sécurité de s'adapter et de se conformer rapidement aux rapports afin de respecter toute réglementation ou exigence organisationnelle stricte.
Voici 7 caractéristiques du rapport d'incident de Trackforce Guard
- Options de champ flexibles pour numériser les formulaires papier
- Glisser-déposer pour la création de modèles
- Fonctionnalité de conversion de la voix en texte pour faciliter l'utilisation
- Prise en charge des pièces jointes multimédia telles que les photos horodatées, les fichiers audio et vidéo, la localisation GPS et les notes.
- Notifications configurables et alertes automatiques aux parties prenantes
- Capacités d'authentification des gardes et de suivi des superviseurs
- Rapports d'analyse pour suivre l'évolution de la situation
Recrutement et intégration des bons agents
Pour se préparer à ce qui pourrait être un processus de recrutement à distance à long terme, les responsables du recrutement utilisent la technologie pour compléter les méthodes traditionnelles de recrutement. La vérification des antécédents, des références et de l'identité des candidats a nécessité une refonte complète afin de gagner du temps, de réduire les coûts et de respecter les normes de santé et de sécurité.
Cela a permis de mettre en place un système d'embarquement sans papier et un système de suivi des candidats. Parallèlement à cette nouvelle expérience, Trackforce a récemment conclu un partenariat avec Jobvite. Avec Jobvite, les opérateurs de sécurité peuvent mettre en relation les nouvelles recrues avec les informations sur les salaires et le travail. ainsi que leurs documents de certification et de conformité. Ainsi, les nouvelles recrues peuvent être immédiatement programmées et ajoutées à la paie de l'entreprise.
Pour contrôler la certification des agents et les documents de conformité, notre système suit automatiquement l'actualité des compétences et des certifications de chaque agent dans notre module Formation et certifications. Outre les compétences recueillies lors de la candidature, les responsables du recrutement peuvent organiser de manière transparente les certifications actuelles et celles qui sont sur le point d'expirer. Ainsi, les agents restent responsables et l'organisation dans son ensemble évite les violations inutiles de la conformité.
Assurer la sécurité des agents à distance
Comme de plus en plus d'agents travaillent en solitaire ou en équipe de nuit, il est essentiel d'éliminer les menaces potentielles pour la sécurité afin de garantir que votre organisation reste en règle.
Trackforce permet d'éliminer rapidement et efficacement les responsabilités potentielles en matière de sécurité des travailleurs. Grâce à la technologie GPS et de géolocalisation, les gardes qui utilisent notre système sont toujours connectés à leurs superviseurs. La technologie de géolocalisation permet aux superviseurs de délimiter des zones où leurs gardes sont censés être - et où ils ne le sont pas. Lorsqu'un agent franchit la barrière de géolocalisation, une notification est automatiquement envoyée au superviseur et affiche l'emplacement actuel de cet agent sur la carte du centre de commandement.
Il en va de même pour les agents qui terminent une tournée. Si un point de contrôle est manqué pour quelque raison que ce soit, un superviseur recevra une alerte instantanée, ce qui lui permettra de communiquer directement avec l'agent concerné par le biais de la messagerie Push-to-Talk.
Si un officier est en danger, le Système de protection du travailleur isolé se déclenche automatiquement avec la détection d'inclinaison et de chute si un agent est tombé. Ces outils fournissent une assistance et une communication immédiates aux agents et aux superviseurs qui travaillent à distance ou pendant des périodes dangereuses.
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