Cómo puede Trackforce ayudarte a justificar tu gasto en Operaciones de Seguridad Física

Analizar el retorno de inversión es una parte muy importante en la gestión de un negocio. Las grandes empresas tienen empleados que trabajan todo el año analizando cómo se justifican los gastos de la empresa. Los resultados de esta investigación determinan que tipo de estrategia de desarrollo tiene una empresa. A menudo, una empresa puede encontrarse a sí misma buscando formas de invertir el capital y expandirse, o buscará caminos para ahorrar y recortar presupuestos en un esfuerzo por mantenerse a flote. Es esta segunda situación la que puede conllevar a despidos emocionales y reducción de tamaño y aunque es desafortunado y a menudo una realidad necesaria, es sin embargo un intento y desagradable experiencia para todas las personas envueltas.  

Aunque resulta imposible obtener un plan 100% probado para evitar estos tipos de recortes de personal y presupuesto, es importante justificar los gastos del negocio de forma tan simple y precisa como sea posible si hay cualquier posibilidad de que se aproximen.

Las operaciones de seguridad forman parte de uno de los departamentos más comunes en ser revisados cuando llegan las revisiones de presupuesto. Para que un departamento de seguridad pueda ofrecer un servicio válido a sus clientes (tanto interno como externo) es importante que la operación de seguridad convenzca con precisión a quienes toman las decisiones. Para ello, la operación de seguridad necesita informes precisos y periódicos los cuales puedan ser traducidos en sólida información en cuanto a dólar y valor de los céntimos.

La solución GuardTek de Trackforce hace fácil que las compañías en esta situación justifiquen el coste del servicio. Más de 1000 compañías han podido constatarlo, lo que sigue son tan solo dos ejemplos de cómo una compañía pudo facilmente mostrar el valor del servicio utilizando GuardTek.

Downtown Dallas Inc. (DDI) es una organización privada, sin ánimo de lucro que trabaja diligentemente para mejorar la calidad de las áreas de negocios, entretenimiento, cultura y hostelería. DDI trabaja con muchas agencias de órden público para asegurarse de que los residentes, visitantes, trabajadores y los dueños de negocios en el área centro de la zona, se mantienen seguros.

DDI no utilizaba ninguna tecnología móvil en sus funciones de seguridad. Habían buscado otras soluciones para las rondas de vigilancia y encontrado que, la mayoría, eran caras y ninguna ofrecía las herramientas dinámicas que la solución de Guardtek de Trackforce ofrece. Después de trabajar con Trackforce para desarrollar una solución a medida, esto fue lo que dijo Martin Cramer, Vicepresidente de seguridad pública de DDI, acerca del software: “Sencillo y fácil de usar y rápido de enseñar a nuestro personal. Algunos sistemas toman semanas en implantarse y para Trackforce, tan solo días. Los cambios y actualizaciones se hicieron en horas.”

Lo que llevó a las operaciones de seguridad de DDI a un nuevo nivel fue el uso de la tecnología móvil de GuardTek en sus funciones de seguridad. Downtown Dallas utiliza las herramientas de Trackforce como soporte para la policía de Dallas a fin de lidiar con crímenes pequeños y poder así centrarse en crímenes más serios. La tecnología móvil de Trackforce lo hace fácil.

Las relaciones comerciales positivas entre las partes interesadas de Downtown y los dueños de propiedades mejoran la calidad de vida. Trackforce rastrea fechas, horas y localizaciones de interacciones con negocios locales. Nosotros utilizamos la teoría de la Ventana rota en lugares donde solucionar pequeños crímenes conlleva minimizar crímenes más grandes,” dice Cramer.

El beneficio añadido a este tipo de resultados es lo fácil que es demostrar a las partes interesadas de DDI que Trackforce es una Buena inversión.  Los precisos informes y documentación mensual y trimestral permite justificar presupuestos y recursos. Martin Cramer continúa diciendo, “Aportamos un informe a la ciudad que documenta cómo nuestro equipo aporta un servicio necesario para la ciudad”

Los informes de GuardTek no solo ayudan a justificar los gastos de seguridad, sino que también ayudan a proveer datos precisos para preparar futuros presupuestos.  Cramer proporciona un testimonio real al decir: “El sencillo manejo del sistema permitió a DDI crear informes de desempeño basándose en actividades, incidentes y problemas de mantenimiento. No todo son bases de datos pero lo importante sí es lo que haces con esos datos. I use it for long term strategy to justify our staff and plan countermeasures.” ( Vea AQUÍ el caso real completo de DDI)

La solución GuardTek de Trackforce recoge informes detallados de las actividades de los oficiales e incidentes en tiempo real. Estos informes permiten realmente a una empresa mostrar el valor de las operaciones de seguridad para la toma de decisiones.  Los informes pueden generarse a diario, seminal o mensual por lo que las tendencias pueden ser analizadas y los presupuestos ajustados para más o menos recursos. Este nivel de informes ayuda también a construir confianza y credibilidad con las partes interesadas ya que obtienen una instantánea de qué resultados están dando sus inversiones.

Otra compañía que se beneficia de esta función es el Hospital Hunterdon, cuyo hospital principal trata alrededor de 8,600 pacientes anualmente, con 33,000 visitas al Departamento de Emergencia y 292,000 visitas de pacientes cada año. La compañía utilizaba antiguos dispositivos para sus rondas de vigilancia, y esta tecnología no tenía la habilidad para informar en tiempo real.   Pasó a ser necesario para la compañía justificar el gasto de sus operaciones de seguridad y también querían que su software se seguridad pudiera integrarse con otros sistemas.

Christopher Hunt, Director Administrativo de Protección, Seguridad y Gestión de las clínicas Hunterdon señala, “Necesitábamos justificar las actividades, rondas y asistencia que estábamos proporcionando ya que la seguridad en industria de la salud no es un generador de ventas. Estábamos haciendo registros diarios en papel y utilizando otro sistema para informes de incidentes, pero nos faltaban registros de actividades diarios y las rondas se hacían todas en papel.  La exactitud era un problema mayor. No estábamos recogiendo la información correcta para justificar la mano de obra que estábamos utilizando.”

El hospital Hunterdon implementó la solución GuardTek de Trackforce y ahora los registros en papel que utilizaba la empresa son cosa del pasado. Los nuevos informes automatizados han dinamizado el flujo de trabajo y ahorrado un buen número de horas. “Al cambiarnos aTrackforce, nos deshicimos de los registros manuales reduciendo la mano de obra en 12 horas a la semana” dice Hunt.

Ver caos completo Hunterdon Helathcare AQUÍ. 

Las compañías normalmente no quieren invertir capital en un proyecto sin saber qué recogerán a cambio. Las operaciones de seguridad que emplean anticuados procesos manuales tienen dificultad para convencer a las partes interesadas de su valor.  La solución GuardTek de Trackforce y sus informes automatizados y en tiempo real, aportan a los administradores la capacidad para ver exactamente qué están consiguiendo por su dinero en cualquier momento del día. Este tipo de visión de conjunto hace que planificar, presupuestar y gestionar los recursos sea muy fácil. Añadir la habilidad del software de Trackforce para integrar los sistemas ya existentes en la compañía con las operaciones de seguridad hace que este sea uno de los departamentos más dinámicos de la compañía.

Si estás interesado en ver como la solución de Guardtek puede añadir valor a tu organización, contacta al equipo de Trackforce para discutir algunas opciones. Tú y las partes interesadas no os arrepentiréis.

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