Gestión de tareas digitales y sus guardias
Una experiencia de gestión de guardias sin fisuras no es tan difícil de conseguir como parece. Al principio, las largas asignaciones de tareas pueden parecer desalentadoras. Y, como saben muchos profesionales de la seguridad (algunos han sido guardias de seguridad en vidas pasadas), la forma en que los guardias completan sus órdenes de puesto ha cambiado drásticamente con respecto a la forma en que se hacía en el pasado. Adiós al papel y al lápiz.
Entonces, ¿qué aspecto tiene la gestión eficaz de las tareas? Para que la gestión de tareas sea eficaz, los responsables de seguridad necesitan tener visibilidad en tres aspectos:
- Asignación de turnos de guardias
- Contabilizar el estado del pedido
- Personalización de informes
El seguimiento y la supervisión de un equipo de seguridad significa tener una visión perfecta de todos los informes presentados, así como de los puntos de control pendientes o incompletos. Exploraremos lo que significa tener realmente una experiencia de recorrido de guardias sin dificultades técnicas innecesarias.
Seguimiento de la información de los turnos de los guardias
Sus guardias están activamente en el campo, ya sea patrullando una instalación por la noche o manejando la seguridad de la recepción de un complejo. Sea como sea, llevar un registro de los guardias que patrullan y de los cambios de turno es mucho más fácil cuando no hay barreras de comunicación.
Esto incluye las exploraciones digitales de los puntos de control.
Se acabaron los días en los que los escaneos de los puntos de control requerían un lector de dispositivos especializado. Ahora, un puesto de control puede ser "etiquetado" con un smartphone. Los dispositivos han evolucionado tecnológicamente, hasta el punto de que los equipos de seguridad están ahorrando mucho comprando un conjunto de dispositivos android de bajo coste o incluso permitiendo a los guardias utilizar sus propios dispositivos (BYOD) para completar los recorridos.
Al hacer un seguimiento digital de los puntos de control, los supervisores tienen ahora la posibilidad de revisar el progreso de las giras de los vigilantes fuera del sitio en una ubicación central a través de un mapa del navegador. Si un vigilante se salta un punto de control, ese registro digital notifica al instante a los superiores quién es el vigilante y el punto de control que se ha saltado para que los supervisores puedan investigar el motivo antes de que el cliente se entere.
Cómo organizar las órdenes de los puestos de los vigilantes de seguridad
Las tareas diarias de un vigilante pueden ser tan sencillas como recorrer un edificio o tan complejas como gestionar múltiples recorridos en varios sitios. En general, las tareas que debe realizar un vigilante varían y dependen en gran medida de los requisitos del contrato y de las expectativas de su cliente. Sin embargo, cumplir esas expectativas significa que los vigilantes deben desempeñar sus funciones con facilidad -y eficacia- durante un turno.
Digitalizar las órdenes de los guardias para poner orden no es una idea novedosa. Optar por mantener métodos antiguos de transmisión de instrucciones puede ser costoso y aumenta el riesgo de mala comunicación. Cuando las órdenes de puesto de los guardias son accesibles en sus dispositivos móviles, se proporciona una experiencia de recorrido de guardias fluida en la que los guardias son guiados a través de sus tareas diarias.
Lo mismo ocurre con el cuaderno de bitácora de toda la vida.
Obstáculos como la inaccesibilidad, las entradas tardías, la falta de información o la mala caligrafía pueden hacer que las entradas en el cuaderno de bitácora sean una fuente de verdad inexacta y poco fiable. Poner toda la información en manos de sus guardias elimina la inaccesibilidad y casi siempre garantiza que su equipo esté en la misma página.
Personalización de los informes de incidentes y actividades de Guard
Un buen profesional de la seguridad sabe que la gestión de las expectativas del cliente, así como el mantenimiento de un buena reputación es fundamental para el negocio. Las relaciones son fundamentales. Para evitar futuros percances, hay algunas áreas en las que un vigilante debe destacar, y en las que los profesionales de la seguridad deben estar a la altura de las circunstancias para ayudar.
Una de ellas es un buen informe de los guardias de seguridad.
Recoger pruebas y crear un informe sólido que pueda ser transmitido a las autoridades para que lo respalden es responsabilidad de su guardia. No cumplir con esa responsabilidad simplemente por no tener los conocimientos necesarios para hacerlo es una culpa que puede compartir todo el equipo, incluido usted.
Si un vigilante se olvida de sus procedimientos operativos estándar para informar sobre un incidente, ¿quién tiene la culpa del percance?
Algo tan sencillo como un vídeo de formación de 3 minutos para ayudar a recordar a sus guardias los procedimientos normalizados de trabajo (SOP) sólo es posible con los informes digitales. Adjuntar un vídeo de formación de 3 minutos a los recursos de los vigilantes o en una orden de puesto garantizaría que tuvieran acceso en cualquier momento, junto con cualquier otra información del turno.
Con acceso directo a través de un aplicación de la gira de los guardiasEn el caso de que el usuario no esté de acuerdo con el informe, se le guiará al instante sobre cómo presentar correctamente un informe de incidencias en tan sólo 3 minutos. No más percances.
Lo mismo ocurre con los informes especializados.
Si su contrato estipula que tiene que generar un informe especializado, no tiene más remedio que hacerlo bien.
Con el uso de informes personalizables, han quedado atrás los días en los que cruzaba los dedos esperando que sus guardias siguieran las instrucciones. Ahora, puedes asegurarte de que solo las preguntas y respuestas requeridas estén disponibles como se esperaba, de esa manera las respuestas no se dejan al capricho de tu equipo de seguridad.
Además, lo mejor de utilizar informes personalizables son las plantillas que se pueden guardar y el creador de informes de arrastrar y soltar. Cada campo permite a sus supervisores recrear casi cualquier tipo de informe para cualquier industria - al instante.
La guía de tareas paso a paso para sus guardias nunca fue tan fácil
Gestionar las tareas de los vigilantes es mucho más que marcar una lista de tareas. Los equipos de seguridad están utilizando la tecnología para guiar a sus guardias a través de cada recorrido, punto de control, informe, vídeo de formación, etc.
La guía de tareas paso a paso es sólo el principio de lo que puede ofrecer una aplicación integral de recorridos para guardias de seguridad. La gestión de la información de los turnos de los guardias, la revisión de las órdenes de los puestos de guardia y la generación de informes personalizados sobre incidentes y actividades sólo son posibles con una aplicación integral de recorridos de los guardias de seguridad. Para obtener más información sobre la aplicación, haga clic en el botón siguiente. O, solicite una demostración para verlo en acción.
