Las empresas de seguridad física tienen mucho que gestionar en lo que respecta al cumplimiento de la normativa. El lugar en el que operan, la forma en la que operan y los clientes con los que contratan influyen en lo que una empresa de guardias de seguridad tiene que hacer para mantener el cumplimiento.
Nuestro equipo ha hablado largo y tendido sobre el cumplimiento de casi todos los temas: la formación, seguro, control de acceso, los impuestos de las empresas, y mucho más.
De todo lo que hemos rastreado, hemos encontrado tres áreas esenciales donde las empresas de seguridad física deben utilizar un plan de acción para mitigar los riesgos: el lugar de la operación, las industrias que apoyany los clientes con los que contratan. Estas son las estrategias que recomendamos para estas tres áreas.
Ubicación de la operación
Los operadores de seguridad física eligen su base de operaciones por muchas razones, como cualquier otra empresa. La etapa o el tamaño de su negocio, ya sea una empresa nueva o un conglomerado, los tipos impositivos locales y estatales, o si son una sucursal de una empresa más grande, son factores que influyen. A veces, la ubicación puede basarse en la conveniencia o en la necesidad. En cualquier caso, el lugar en el que una empresa ha echado sus raíces o su sede determina la normativa -y los impuestos- que debe cumplir.
Operar en diferentes estados, o en un estado con regulaciones estrictas como CaliforniaEn la mayoría de los casos, las leyes exigen que los agentes tengan una formación y una certificación diferentes, entre otras cosas.
Plan de acción:
Dado que las licencias de los guardias dependen de la formación adecuada, tener acceso a un apoyo programas de formación de oficiales ayudará a la hora de desarrollar o recopilar recursos adecuados basados en la localización para la formación y las certificaciones de los agentes.
Nota al margen: >> Los recursos de formación de su equipo son tan buenos como el sistema en el que se cargan. Cuando los responsables de la seguridad física diseñan sus programas de formación para que sean específicos para su negocio principal y su(s) ubicación(es), están teniendo en cuenta cómo accederán sus vigilantes a esos recursos. Mantener la comunicación del equipo es una forma; la otra es proporcionar acceso 24/7 a través de un módulo de formación configurable.
Sin embargo, en la formación de los supervisores hay que adoptar un enfoque diferente. Los supervisores son la "columna vertebral" del éxito de sus agentes. El seguimiento y la supervisión de las actividades de los vigilantes y de los informes de incidentes en el emplazamiento, la forma en que estén formados hará que las actividades cotidianas de su emplazamiento sean un éxito.
Por último, evaluar las medidas de cumplimiento de la formación en función de la ubicación es una cosa. Otra es mantener el cumplimiento de las tasas de impuestos y nóminas adecuadas. Nuestro equipo resulta ser expertos en nóminas y contratación. Esto significa que estamos especialmente informados cuando se trata de la impuestos, beneficios y leyes que todas las empresas deben tomar. Para la seguridad física, es esencial que los supervisores de las nóminas y los responsables de la contratación tengan en cuenta el estado de la operación, así como las deducciones requeridas para la nómina de cada empleado.
Dado que se trata de un área fluctuante que varía según la operación, además de ser una tarea costosa si se realiza de forma inadecuada, recomendamos hablar con nuestros expertos para obtener soluciones específicas para las necesidades de su empresa.
Apoyo a los diferentes requisitos de la industria
Dependiendo del sector en el que se especialice la seguridad física -como el comercio minorista, el educativo, el industrial, el residencial o el comercial-, cada uno de ellos requerirá que los vigilantes tengan habilidades específicas para el lugar que varían en función de las necesidades del mismo.
Plan de acción:
Si trabajan en un entorno residencial, los responsables de la contratación deben hacer que sus guardias utilicen habilidades blandas, como las adquiridas en el servicio al cliente o formación en inteligencia emocional para guardias de seguridad.
Las operaciones de seguridad física que trabajan en entornos sanitarios, por ejemplo, deben adaptar su formación de guardia para realizar Examen previo especializado de COVID-19 como el control de la temperatura, la supervisión del uso del equipo de protección personal (EPP) y el distanciamiento físico, la gestión de la ocupación de los edificios y el control de las aglomeraciones.
Nota al margen: >> Así que un puesto de trabajo que has contratado requiere guardias armados: ¿cómo puedes asegurarte de que tus agentes cumplen con la normativa? He aquí 4 consejos para la guardia armada los operadores de seguridad física deben saber.
Otras áreas que siempre repercuten en la seguridad sanitaria son la necesidad de comunicarse con las fuerzas de seguridad locales y con otros servicios de emergencia. Contar con los mejores métodos de comunicación, como con la ayuda de un Centro de Operaciones de Seguridad (también conocido como "GSOC" o "Centro de Mando"), no sólo mejora la colaboración del equipo, sino que garantiza que las operaciones no corran el riesgo de gestionar mal un evento crítico. Si los supervisores no están al tanto de un incidente en tiempo real -o de los procedimientos adecuados para manejarlo-, los operadores de seguridad física pueden verse envueltos en litigios no deseados. Aquí es donde entra en juego la gestión de los informes de incidentes.
Cumplimiento de los requisitos contractuales del cliente
Los clientes tienen varias razones para contratar a un equipo de seguridad física de terceros. Los clientes también tienen diferentes expectativas que cada equipo contratado debe cumplir. Esto incluye trabajar junto con los planes de mitigación de riesgos y de continuidad del negocio de un CISO (Chief Information Security Officer).
Los CISO tienen que gestionar mucho más que la seguridad física. Su función requiere que resuelvan la logística de seguridad para la seguridad de los empleados, la gestión de la propiedad, la gestión de los activos, las amenazas de ciberseguridad y mucho más. Los equipos de seguridad física de terceros desempeñan un papel importante a la hora de ayudarles a mitigar los riesgos. A medida que los clientes aumentan sus programas de gestión de riesgos de seguridad empresarial, recurren a los equipos de seguridad física para que les ayuden a garantizar que sus operaciones cumplen con la normativa.
Plan de acción:
Seguimiento de las actividades de los vigilantes de seguridad garantiza que no sólo los supervisores hacen un seguimiento de las acciones de su equipo, sino que esas acciones que realiza su equipo cumplen su parte del contrato.
Recuerde: una gestión eficaz de los guardias garantizará que su equipo trabaje como una unidad y que los lugares estén debidamente protegidos en todo momento. Rastrear visitas incompletas de la guardia para que los clientes no se pregunten por qué sus agentes no están haciendo su trabajo. Reaccione ante informes incompletos para evitar malentendidos y documentar información veraz.
Entonces, ¿qué pueden hacer los operadores de seguridad física para mejorar el cumplimiento y reducir el riesgo?
Reducir el riesgo puede ser un reto; pero si se sigue el camino correcto, cualquier empresa de seguridad física puede hacer uso de las mejores prácticas y ahorrarse el dolor de cabeza de posibles litigios y costosas multas.
Primero, garantizar las mejores prácticas de notificación de incidentes y actividades. Su equipo debe saber qué escribir y cómo escribir un informe. Esto suele significar el uso de un sistema de informes con plantillas para obtener respuestas estandarizadas.
Segundo, mantener la formación y las certificaciones. Realice un seguimiento de las certificaciones y la formación de los vigilantes que hayan caducado o que vayan a caducar mediante módulos de formación configurables.
En tercer lugar, utilice GPS para trabajos de supervisión remota y protección de trabajadores solitarios. Las tecnologías de GPS y geolocalización mejoran la supervisión remota de los vigilantes en tiempo real. Esto significa que los supervisores nunca pierden una alerta o una notificación si un guardia se ha saltado un punto de control o no ha completado un recorrido. Utilice el apoyo de los sistemas integrados con la tecnología Lone Worker Protection desde el primer momento. Lone Worker Protection proporciona asistencia inmediata y tranquilidad a los vigilantes que trabajan en obras a distancia o en momentos de inseguridad.
Cuarto, mantener los procedimientos adecuados de pago de nóminas. Las normas sobre nóminas cambian constantemente; y con ello, las formas en que los operadores de seguridad física se aseguran de que sus sistemas de nóminas mitiguen las posibles exposiciones fiscales. Asociarse con un experto en soluciones para las nóminas de los empleados es la forma más fácil de saber que se cumplen al pie de la letra todas las normativas salariales y laborales.
