En el mundo de la seguridad física, la misión principal y el objetivo de cualquier propietario de una empresa de guardias de seguridad es proporcionar el máximo nivel de seguridad para los clientes, los empleados y la comunidad. Las empresas de guardias de seguridad tienen que garantizar que las operaciones comerciales prosperen con unos costes mínimos y unos márgenes de beneficio sostenibles, al tiempo que justifican los gastos en que incurren los equipos de seguridad para el desempeño de sus funciones.
Dado que el principal coste de las empresas de vigilancia son las personas -las cifras ascienden a más de 95%-, existe un margen de beneficio extremadamente ajustado, que a menudo depende de unos pocos puntos porcentuales. El mayor reto que puede afectar a estos márgenes es a menudo uno que las empresas de vigilancia no pueden ver inmediatamente: las horas extras no facturadas. Esto puede tener un impacto de hasta 6-10% en los beneficios, y la mayoría de las empresas no saben cómo identificarlo y evitarlo. Como propietario de una empresa de vigilantes de seguridad, su trabajo consiste en identificar estos costes potencialmente desorbitados y encontrar formas de evitar las horas extra no facturables.
¿Qué son las horas extraordinarias no facturables?
Lo primero es la logística de la gestión de los costes laborales del personal de seguridad. Cuando una plantilla se compone de empleados por horas, se les paga una tarifa horaria establecida en función de la ubicación o el tipo de puesto. La mayoría de los trabajadores por hora tienen un límite de horas semanales, normalmente 40 horas a la semana. Si un empleado supera esas 40 horas, incurre en el pago de horas extras, que se fijan en tiempo y medio. Por lo tanto, un empleado que gane $15/hora durante su período de pago regular ganará $7,50/hora adicional una vez que supere las 40 horas, o $22,50/hora.
La mayoría de las veces no se puede facturar más al cliente por el pago de horas extraordinarias. Como la mayoría de las tarifas se fijan en un contrato, no pueden ajustarse en función de las horas extraordinarias.
Por lo tanto, si su contrato dice que puede facturar $22,00/hora para sus agentes, y usted incurre en el pago de horas extras para ese agente, en realidad está perdiendo $0,50/hora cuando tiene agentes trabajando horas extras. Esto se considera "horas extraordinarias no facturables"; y si no tienes visibilidad sobre esto, y sigues permitiendo que se realicen horas extraordinarias, puede afectar a los márgenes de beneficio, restar más dinero a los ingresos y dificultar potencialmente que las empresas de guardias de seguridad mantengan los beneficios.
He aquí algunos consejos que puede aplicar para reducir o incluso eliminar las horas extraordinarias no facturables:
1. Visualización de los horarios del personal de seguridad con la gestión del tiempo y la mano de obra
Muchas empresas de guardias de seguridad tienen diferentes formas de visualizar y comunicar el horario a la plantilla. Cuando las empresas de guardias de seguridad están empezando, o tienen una plantilla pequeña con un puñado de clientes, pueden hacerlo de forma sencilla; aunque parezca mentira, algunas todavía utilizan pizarras blancas e impresiones para entregar a los vigilantes. A medida que maduran en sus operaciones, pueden pasar a una hoja de cálculo o a un formato digital; pero a medida que crecen, el nivel de visibilidad de las horas semanales de cada vigilante puede resultar borroso.
Para que las empresas de guardias de seguridad tengan una visibilidad y un control reales sobre el coste del tiempo trabajado, la implantación y gestión de una solución de software de programación de empleados es la clave del éxito. Las herramientas de programación visual no sólo actúan como un tablero digital de horarios para las diferentes ubicaciones, puestos, turnos e incluso clientes, sino que tienen la capacidad de mostrar el total de horas por empleado, por puesto, por cliente, y pueden dar a los propietarios de las empresas de guardias de seguridad una mejor idea del total de horas incurridas.
2. Utilizar soluciones inteligentes de programación de empleados para filtrar las horas extraordinarias no facturables
Disponer de una solución de programación visual permitirá saber dónde hay más personal de seguridad y dónde se asignan los turnos semanalmente. Para evitar las horas extraordinarias no facturables, los responsables de seguridad deben recibir notificaciones cuando el personal de seguridad se acerque a su número máximo de horas semanales, para garantizar que no se incurra en gastos adicionales.
Una solución integral de software de gestión de tiempos y mano de obra tendrá reglas empresariales que permitan a los responsables de seguridad ver qué vigilantes se están acercando a su límite de horas regulares semanales. Los responsables de seguridad pueden entonces filtrar a estos vigilantes a la hora de asignar los turnos. Por ejemplo, si los responsables de seguridad están programando al personal para un puesto de trabajo en viernes, y saben que es imperativo evitar las horas extras, el responsable de seguridad puede filtrar a los vigilantes que superen las 32 horas, eliminando esencialmente el factor de las horas extras.
3. Obtención de información sobre calendarios predecibles con informes y previsiones
Obtener una instantánea del rendimiento del personal de seguridad es importante para usted, como propietario de la empresa de guardias de seguridad, ya que es esencial para ver cuáles son sus márgenes de beneficio en un momento dado; sin embargo, para mejorar realmente la reducción de los costes laborales debidos a las horas extraordinarias, es necesario disponer de un informe más amplio sobre un período extenso y continuo. Al consultar un informe de ingresos continuos, puede mirar hacia atrás en las semanas pasadas para ver las fluctuaciones en las horas, los cargos facturables y los gastos. Lo ideal es que este informe contenga:
- Horas facturadas frente a horas no facturadas: Durante un periodo prolongado, ¿cuánto ha cambiado nuestro tiempo facturado frente al no facturado?
- Ingresos frente a gastos: La ampliación del periodo permite ver cómo han cambiado los ingresos y los gastos facturables a lo largo del tiempo.
- Beneficio bruto de la nómina: ¿Cuánto se ganó durante el periodo de tiempo, y hubo algún cambio o fluctuación en el beneficio?
- Coste por horas facturadas: La tarifa facturada frente a la tarifa en nómina y cuál es el margen por hora.
Informes como éste son valiosos para ayudar a los propietarios de empresas de vigilancia a prever los beneficios potenciales a lo largo del tiempo. Un informe de ingresos continuos permite conocer los ingresos facturables y los gastos de mano de obra, para ver si hay una tendencia durante ese período. La visualización de estos picos y valles puede ayudar eficazmente a los propietarios de empresas de guardias de seguridad a planificar los beneficios para el siguiente periodo.
Al final, eliminar o reducir las horas extras depende de si es un gasto evitable.
Aunque estas son sólo algunas opciones para reducir las horas extraordinarias no facturables, hay veces en las que simplemente no hay otra opción que hacer que el personal de seguridad trabaje horas extraordinarias. Los periodos de gran volumen, o las demandas imprevistas de trabajo adicional o de nuevos contratos llegan y hacen difícil mantener el ritmo.
Aunque el uso de soluciones de gestión del tiempo y la mano de obra ciertamente le proporcionará información sobre dónde reducir las horas extraordinarias, es posible que no las elimine por completo. Tener visibilidad sobre dónde y con qué frecuencia se producen las horas extras, al tiempo que se planifica su futura reducción, puede ser realmente beneficioso para una organización. Hay cálculos que se pueden utilizar para ayudar a determinar cuánto tiempo extra se puede reducir, pero en última instancia, siempre dependerá de cómo se manejan las operaciones, las herramientas aprovechadas para ayudar, y en la presentación de informes utilizados para prever los gastos potenciales.
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