A veces es un reto tener un buen informe de incidentes de los guardias de seguridad. Si bien la presentación de informes es un requisito súper básico para la seguridad física, una mala presentación de informes pone en riesgo la reputación de su empresa.
La buena noticia es que su empresa ya no tiene que depender de los malos informes. Los informes de incidentes de los vigilantes de seguridad están cambiando. Aunque algunas empresas siguen utilizando papel o simples informes online, lo más probable es que no esté obteniendo la información que necesita.
Los informes digitales le dan acceso a datos y análisis, algo que los informes en papel o los simples informes en línea nunca podrán hacer. A continuación te explicamos por qué las cosas están cambiando y por qué es importante formar a tus agentes para que redacten buenos informes.
Informes de incidentes de los vigilantes de seguridad
Comprender y documentar los hechos es una buena forma de informar. Los hechos son difíciles de captar si sus vigilantes no saben redactarlos con claridad.
Los prejuicios en las denuncias son reales. Para superar el sesgo, los agentes deben sentirse bien informando de las cosas que ven.
Puede averiguar lo que necesitan sus informes consultando sus PNT y las directrices del contrato. Mientras sus informes tengan buenos detalles, podrá justificar las acciones de sus agentes y estar al día con los requisitos de su contrato.
Para los informes que necesitan requisitos especiales, empieza a organizarlos. Cuando tus informes estén organizados, tus funcionarios sabrán cuáles necesitan atención especial y cuáles no.
Estandarice sus informes
Para tener mejores estándares de información, hay que empezar por conocer los fundamentos de la información, encontrar la forma más fácil de repetirla y crear una plantilla.
Conozca los fundamentos de los informes
Piense en la función de sus informes. ¿Son para un cliente, para uso interno o para una normativa obligatoria? Recuerde, tenga esto en cuenta siempre que sus funcionarios rellenen informes:
- ¿Los incidentes tienen un sello de tiempo?
- ¿Necesita pruebas como fotos, audio, localización GPS y notas?
- ¿Su informe necesita un diseño especial?
- ¿Necesita un seguimiento?
- ¿Se repetirá este informe más de una vez?
Encontrar elementos repetibles
Aunque los informes se repitan más de una vez, también deben ser adaptables. Cuando los informes son adaptables, no cambian demasiado. Esto significa que los funcionarios pueden utilizar un informe en muchos lugares diferentes.
Siempre que quiera hacer un informe estandarizado, tiene que hacer una plantilla. Lo más probable es que, si su informe tiene una plantilla, sus funcionarios puedan averiguar lo más importante rápidamente.
Una plantilla de informe indicará a sus funcionarios lo que necesita un informe y les ayudará a respaldar sus procedimientos operativos estándar y los requisitos de los contratos.
Hacer una plantilla de informe
Si cree que todas las plantillas de informes son iguales, hay algo más. No todos los programas de informes de incidentes de los guardias de seguridad son iguales.
Una plantilla de informe completa significa que es muy fácil hacer cambios. Si tienes detalles que tienes que añadir, como por ejemplo para una normativa o requisito, puedes hacerlo.
A la hora de pasar de los informes en papel a los digitales, he aquí 6 cosas en las que puede fijarse:
- Múltiples opciones de campo para recrear formularios impresos
- Arrastrar y soltar y convertir la voz en texto para facilitar su uso
- Soporte para adjuntar medios, como fotos con marca de tiempo, audio, vídeo, localización GPS y notas
- Notificaciones y alertas automáticas a los interesados
- Autentificación de los agentes y seguimiento de los supervisores
- Informes analíticos para el seguimiento de la situación
Entrene a sus guardias
Para ser una empresa de seguridad física de éxito, hay que empezar a poner la formación de los vigilantes en primer plano. Recuerde que, como los vigilantes están en primera línea, son los primeros en responder a un incidente. Por eso, sus vigilantes tienen que sentirse tranquilos y seguros de sí mismos cuando rellenan los informes.
Mejorar las habilidades blandas
Aunque las habilidades blandas no son tan populares, son importantes. Los vigilantes de seguridad pueden mejorar sus habilidades blandas, como saber escuchar y escribir, con tu ayuda.
Puede ayudar a mejorar las habilidades blandas de sus agentes asegurándose de que saben cómo es un buen informe. Puede empezar por formar a sus agentes para que tengan un buen comunicación táctica, la observación básica, y la buena escribir habilidades.
He aquí algunas cosas que hay que tener en cuenta.
- ¿Interactuarán los guardias con el público?
- ¿Están formados para notificar incidentes críticos?
- ¿Los guardias están formados en técnicas de desescalada?
- ¿Están los vigilantes preparados para mantener las directrices sanitarias y los informes de incidentes de los vigilantes de seguridad?
Informar - La manera correcta
Usted pone en riesgo la reputación de su empresa si sus directivos no conocen las buenas informe de incidentes de los guardias de seguridad. Perder la confianza de tu cliente o tener responsabilidades legales no merece la pena el riesgo.
Asegúrese de que sus funcionarios puedan redactar claramente sus informes y entender su SOPs. Además, asegúrese de tener el nivel adecuado de software de informes, ya que algunos son básico, mientras que otros son más completo.
Cambie el proceso de notificación de incidentes de los vigilantes de seguridad hoy mismo. Ya sea que comience con informes en papel o de otra manera, aproveche lo que ofrecen los informes digitales de incidentes de los guardias de seguridad.
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