En el pasado, los informes diarios de actividad (DAR) dependían de que los vigilantes recordaran lo que había ocurrido durante el día mientras rellenaban un papeleo tras otro.
Al salir de la "edad oscura" del DARk, la tecnología, es decir, la digitalización de los informes -ya sea a través de una hoja de cálculo o de un software de informes de actividad diaria de seguridad más intuitivo- ha mejorado enormemente la forma en que las empresas de seguridad han podido gestionar los informes de actividad diaria de sus vigilantes.
¿Cómo puede saber qué solución DAR es la mejor para su empresa de seguridad?
Con una plataforma en línea dedicada a los DAR, puede haber mucha confusión, especialmente cuando las soluciones incluyen la posibilidad de crear plantillas de informesLa información que se proporciona es la misma que la que se proporciona en los informes de incidencias y en los cuadros de mando de los informes en tiempo real.
Aquí hay dos puntos clave que debes conocer.
- Los informes de actividad diaria no pueden ser una solución aislada, sino que deben formar parte de un conjunto más amplio.
- Los informes deben ser fáciles de usar para los guardias, los supervisores y las partes interesadas.
Parte de un todo más amplio: Informes diarios de actividad y gestión de personal
Los informes de actividad diarios son el pan de cada día; son los que mantienen el buen funcionamiento diario de las operaciones y ayudan a evitar que se produzcan incidentes mayores.
Informes y KPIs
Como parte de un enfoque proactivo de la gestión de riesgos, los DAR aportan valor en forma de KPI. Los KPI garantizan que sus supervisores medición de las actividades de la guardia derecha y ayudan a mejorar los procesos con conocimientos prácticos y el conocimiento general de la situación en todos los centros gestionados.
DAR y gestión de riesgos
Los DAR son, en última instancia, parte de un todo más amplio y apoyan gestión integral de riesgos. Un componente clave de la gestión integral de riesgos es saber a dónde va a parar la información diaria que sus guardias recogen sobre el terreno. Aquí es donde Los DAR se conectan a lo que se conoce como cuadros de mando en tiempo real.
A la hora de buscar la solución DAR adecuada, hay que saber que todos los informes, ya sean de incidencias o de otro tipo, pero sobre todo los informes de uso diario, deben aportar valor: KPIs y gestión de riesgos.
Experiencia de usabilidad: Informes que facilitan su uso (¿y nos atrevemos a decir que son divertidos?)
¿De qué sirve un informe digital si no es intuitivo o fácil de usar? no todos los sistemas de informes digitales son iguales. y aunque es tentador utilizar una versión digital de un DAR literalmente en papel, pronto se dará cuenta de que hay mucho más que hacer para tener una experiencia de informe completa.
DARs configurables
Por ejemplo, su Los DARs pueden ser configurados para ayudar a estandarizar los procesos, como las respuestas de las guardias, los sops y cualquier función normativa que requiera la emisión de un informe.
En resumen, las plantillas de informes configurables permiten a los supervisores adaptar los campos de los formularios y los requisitos de los mismos para que se ajusten a los sops, a los requisitos del contrato y a la normativa estatal. Cuando se configuran los informes, se ayuda a los supervisores a llevar a cabo procesos estandarizados en todos los centros. con un solo informe, puede hacer que los guardias respondan a las preguntas correctas de la manera adecuada, incluso cuando se utilizan los mismos campos y requisitos de informe estándar.
Integración con un sistema
Con una experiencia DAR fácil, tus guardias en el campo no tendrán una curva de aprendizaje empinada. Eso es porque cuando Los DAR están conectados a un sistema de gestión de personalEn la página web de la empresa, tendrá acceso a módulos de formación que le ayudarán a asegurarse de que sus guardias están formados en todos los procedimientos de notificación. esto incluye saber si:
- Los guardias se relacionan con el público
- Están formados en la notificación de incidentes críticos
- Están formados en habilidades de comunicación y escucha para obtener la información adecuada
- Estarán preparados para mantener las nuevas directrices de covid-19 y cualquier informe relacionado
Una ventaja adicional de tener DARs utilizables es saber que podrá proporcionar a sus clientes información precisa y transparencia en forma de informes automatizados.
Objetivos: ¿Qué puede esperar de sus DAR?
Desde nuevas oportunidades para obtener contratos más fuertes en industrias emergentes hasta saber si cambios tecnológicos hacia la automatización y las capacidades remotas han mejorado las operaciones en general, el sector de la seguridad en general se beneficiará de la mejora del factor más importante en las actividades diarias: el DAR.
Entonces, ¿qué pueden esperar las empresas de vigilancia de seguridad de sus DAR? A posteriori, los DAR pueden convertirse en una herramienta fundamental para la gestión proactiva de los riesgos y, en última instancia, pueden mejorar la visibilidad y el control de sus operaciones.
